Datenschutzregeln für unsere digitale Mieterselbstauskunft

1. Rollenverteilung

Bei der Verarbeitung von Mietbewerberdaten handelt die jeweilige Hausverwaltung oder der jeweilige Vermieter als Verantwortlicher im Sinne der DSGVO. Wir stellen die technische Plattform bereit und verarbeiten die Daten als Auftragsverarbeiter nach Weisung der Hausverwaltung.

Für Daten, die wir im Rahmen unserer eigenen Website verarbeiten, zum Beispiel bei Kontaktanfragen, Demo-Buchungen oder technischen Serverlogs, sind wir selbst Verantwortlicher.

2. Zweck der Datenverarbeitung

Die Daten werden verarbeitet, um:

• Mietinteressenten eine digitale und strukturierte Wohnungsbewerbung zu ermöglichen,
• Hausverwaltungen die Prüfung und den Vergleich eingegangener Bewerbungen zu erleichtern,
• fehlende Angaben und Rückfragen zu reduzieren,
• den Bewerbungsprozess nachvollziehbar und sicher zu gestalten,
• den technischen Betrieb, die Sicherheit und die Stabilität der Plattform zu gewährleisten.

Eine Nutzung der Mietbewerberdaten für Werbung, Verkauf an Dritte oder eigene Zwecke außerhalb des Bewerbungsprozesses findet nicht statt.

3. Grundsatz der Datensparsamkeit

Wir erheben nur Daten, die für den jeweiligen Schritt im Vermietungsprozess erforderlich sind. Der Bewerbungsprozess soll stufenweise aufgebaut sein.

In der ersten Phase werden nur Kontaktdaten und objektbezogene Basisangaben abgefragt. In der konkreten Bewerbungsphase können weitere Angaben zur Wohnungsbewerbung und zur wirtschaftlichen Leistungsfähigkeit abgefragt werden.

Nachweise wie Einkommensnachweise oder Bonitätsauskünfte sollen erst dann angefordert werden, wenn die Bewerbung ernsthaft für einen Mietvertragsabschluss in Betracht kommt.

4. Daten, die nicht standardmäßig abgefragt werden

Unsere Plattform ist nicht dafür gedacht, Informationen abzufragen, die für die Entscheidung über ein Mietverhältnis nicht erforderlich sind. Dazu gehören insbesondere Angaben zu Religion, ethnischer Herkunft, politischer Meinung, Gewerkschaftszugehörigkeit, Schwangerschaft, Kinderwunsch, Krankheiten, Hobbys oder privaten Vorlieben.

5. Zugriff auf Bewerberdaten

Zugriff auf Bewerberdaten erhalten nur berechtigte Nutzer der jeweiligen Hausverwaltung. Innerhalb der Plattform sollen Rollen und Berechtigungen so vergeben werden, dass nur Personen Zugriff erhalten, die diesen Zugriff für ihre Arbeit benötigen.

Wir selbst greifen auf Bewerberdaten nur zu, wenn dies für technischen Support, Fehlerbehebung, Sicherheit oder gesetzliche Pflichten erforderlich ist. Supportzugriffe werden auf das notwendige Maß beschränkt.

6. Speicherung und Löschung

Bewerberdaten werden nicht unbegrenzt gespeichert. Die Plattform sieht automatische Löschfristen vor.

Unvollständige Bewerbungen werden nach einer angemessenen Frist gelöscht, wenn sie nicht fortgeführt werden.

Bewerbungen, die nicht zu einem Mietvertrag führen, werden nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens gelöscht, spätestens jedoch nach Ablauf der von der Hausverwaltung festgelegten zulässigen Aufbewahrungsfrist.

Daten des ausgewählten Mieters können an die Hausverwaltung exportiert und dort in die Mieterakte übernommen werden. Danach werden die Daten aus dem Bewerbungsmodul gelöscht, soweit keine weitere Speicherung erforderlich ist.

Technische Logs werden nur für Sicherheit und Betrieb gespeichert und regelmäßig gelöscht.

7. Sicherheit

Wir schützen die Daten durch technische und organisatorische Maßnahmen. Dazu gehören insbesondere:

• verschlüsselte Übertragung per HTTPS,
• rollenbasierte Zugriffskontrolle,
• sichere Passwörter und optional Zwei-Faktor-Authentifizierung,
• Protokollierung administrativer Zugriffe,
• regelmäßige Backups,
• Zugriff nur für berechtigte Personen,
• Trennung von Kundendaten,
• Löschroutinen und Exportfunktionen,
• Vertraulichkeitsverpflichtung aller Personen mit Datenzugriff.

8. Hosting und Unterauftragnehmer

Die Plattform soll bevorzugt bei Anbietern innerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums betrieben werden. Werden externe Dienstleister eingesetzt, zum Beispiel Hosting-, E-Mail- oder Support-Dienstleister, werden diese sorgfältig ausgewählt und vertraglich verpflichtet.

Eine Übermittlung in Drittländer erfolgt nur, wenn hierfür eine geeignete Rechtsgrundlage und angemessene Garantien bestehen.

9. Keine automatische Mietentscheidung

Die Plattform unterstützt die strukturierte Erfassung und Übersicht von Bewerbungen. Sie trifft keine vollständig automatisierte Entscheidung darüber, wer eine Wohnung erhält. Die finale Entscheidung bleibt bei der Hausverwaltung oder dem Vermieter.

10. Rechte der betroffenen Personen

Mietinteressenten können ihre Datenschutzrechte geltend machen, insbesondere Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Widerspruch und Datenübertragbarkeit. Da die Hausverwaltung für den Bewerbungsprozess verantwortlich ist, werden Anfragen zu Bewerberdaten grundsätzlich an die zuständige Hausverwaltung weitergeleitet oder gemeinsam mit dieser bearbeitet.

11. Cookies und Tracking

Für den Betrieb der Plattform werden nur technisch notwendige Cookies oder vergleichbare Technologien ohne Einwilligung eingesetzt. Analyse-, Marketing- oder Tracking-Dienste werden nur verwendet, wenn hierfür eine wirksame Einwilligung vorliegt.

12. Datenschutz als Produktprinzip

Unsere Plattform ist so gestaltet, dass Hausverwaltungen weniger unstrukturierte E-Mails, weniger unnötige Dokumente und weniger manuelle Datenverarbeitung benötigen. Dadurch wird der Bewerbungsprozess nicht nur effizienter, sondern auch datenschutzfreundlicher.